แฟ้มใส่เอกสารในออฟฟิศ เลือกใช้แฟ้มให้ถูกประเภท

ทำความรู้จักแฟ้มใส่เอกสารประเภทต่าง ๆ

ในยุคที่การทำงานในออฟฟิศกับเอกสารได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของกันและกัน ส่งผลให้การจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบและสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายนั้นกลายเป็นสิ่งสำคัญไม่ใช่น้อย แต่ปัญหาเหล่านี้ก็สามารถแก้ไขได้ด้วยอุปกรณ์ที่ชาวออฟฟิศหลายท่านมักจะคุ้นเคยกันดีอย่าง “แฟ้มใส่เอกสาร” ที่ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในออฟฟิศเลยก็ว่าได้ แต่รู้หรือไม่ว่าความจริงแล้วการเลือกใช้ประเภทแฟ้มใส่เอกสารที่เหมาะสมกับลักษณะงานของเรา จะสามารถเข้ามาช่วยให้การทำงานเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมากเลยทีเดียว

แฟ้มใส่เอกสารแบบห่วงแบ่งหมวดหมู่ด้วยความเป็นระเบียบ

แฟ้มห่วง (Ring Binder File) ถือได้ว่าเป็นแฟ้มที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมากในออฟฟิศหลากหลายแห่งเลยทีเดียว ด้วยลักษณะอันเป็นเอกลักษณ์ที่จะมีห่วงเหล็กติดตั้งอยู่ภายในสำหรับการยึดเอกสารที่มีการเจาะรูให้คงที่ ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเปิด – ปิดแฟ้มใส่เอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือแม้กระทั่งการเพิ่มหรือแยกเอกสารออกก็สามารถทำได้อย่างสะดวก จัดเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับลักษณะการที่ต้องการจัดเก็บอย่างเป็นหมวดหมู่อย่างเช่น รายงาน โครงการต่าง ๆ หรือเอกสารที่ต้องมีการแก้ไขหรือตรวจสอบอยู่เป็นประจำ โดยข้อดีของแฟ้มห่วง ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบก้านยกเอกสารเยอะแค่ไหนก็เก็บได้สบาย

แฟ้มก้านยก (Lever File) จะมีลักษณะเด่นด้วยระบบก้านยก ที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเปิด-ปิดแฟ้มได้อย่างง่ายดาย โดยเราสามารถเก็บเอกสารที่ใช้งานได้เป็นจำนวนมากอย่างเป็นระเบียบ อีกทั้งยังมีความแข็งแรงที่ค่อนข้างสูง จึงทำให้ใครหลายคนมักจะเลือกนำแฟ้มใส่เอกสารประเภทนี้ไปใช้กับเอกสารหลากหลายเช่น เอกสารการประชุม เอกสารทางธุรกิจ หรือเอกสารทางการเงินที่ต้องการจัดเก็บเป็นระยะยาว โดยข้อดีของแฟ้มก้านยกนั้นจะประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบคลิปหนีบใช้เก็บเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

แฟ้มคลิปหนีบ (Clip File) หรือแฟ้มใส่เอกสารที่มีคลิปที่จะช่วยยึดเอกสารให้อยู่กับที่โดยผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องเจาะรูแต่อย่างใด สามารถใช้งานได้ง่าย เหมาะกับเอกสารที่ต้องการเพิ่มหรือลบออกบ่อยครั้ง อย่างเอกสารที่ต้องใช้ในระยะสั้นเช่นรายงานประจำวัน บันทึกย่อย หรือการใช้งานที่ไม่ต้องการเจาะรูเพื่อจัดเก็บอย่างแผนการประชุม ข้อเสนอต่าง ๆ หรือเอกสารภายในทีมก็ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งแฟ้มคลิปหนีบนี้จะมีข้อดีที่ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบพับสะดวกสบายยืดหยุ่นสูง

แฟ้มพับ (Flat File) จะมีเอกลักษณ์ที่ความบางของแฟ้มใส่เอกสาร ที่มากกว่าแฟ้มประเภทอื่น ๆ และสามารถพับเก็บได้โดยไม่จำเป็นต้องการพื้นที่จัดเก็บมาก มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง จึงเหมาะกับการใช้งานที่ต้องการความรวดเร็วเช่น บันทึกย่อสำคัญ แผนงานในโครงการ หรือเอกสารที่ต้องใช้สำหรับการประชุมนอกสถานที่ โดยแฟ้มพับนี้จะมีข้อดีที่ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบแขวนเพิ่มคุณภาพการใช้งานควบคู่กับลิ้นชัก

แฟ้มแขวน (Suspension File) ถือเป็นประเภทแฟ้มใส่เอกสารที่ถูกออกแบบมาให้เหมาะกับการใช้งานร่วมกับลิ้นชักหรือระบบรางแฟ้ม โดยมีวิธีการใช้งานผ่านขอเกี่ยวที่ช่วยให้สามารถแขวนในลิ้นชักได้เป็นอย่างดี ถือเป็นตัวเลือกที่ง่ายสำหรับการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากและต้องการเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สามารถเก็บไว้ได้นาน ทำให้เหมาะกับเอกสารที่ต้องการเก็บอย่างเป็นระเบียบเช่น เอกสารทางการเงิน หรือเอกสารสำคัญของแผนกต่าง ๆ โดยข้อดีของแฟ้มแขวนนั้นจะประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบซองป้องกันฝุ่นละอองและความชื้น

แฟ้มซอง (L File) จะมีลักษณะที่ค่อนข้างคล้ายกับซองจดหมายที่สามารถใส่เอกสารเข้าไปในช่องภายในได้ ซึ่งจะมีฝาปิดที่จะเข้ามาช่วยป้องกันเอกสารจากฝุ่นละอองและความชื้นต่าง ๆ เหมาะกับการนำไปใส่เอกสารที่มีความสำคัญและต้องการป้องกันเป็นพิเศษ เช่น สัญญาณทางกฎหมาย เอกสารสำคัญทางการเงิน หรือแม้แต่บัตรประจำตัวต่าง ๆ โดยข้อดีของแฟ้มใส่เอกสารแบบซองนั้นจะประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบสันรูดใช้งานง่ายไม่ต้องเจาะรูเอกสาร

แฟ้มสันรูด (Strip File) จะมีลักษณะเด่นตรงที่สามารถเก็บเอกสารที่ต้องการได้โดยการรูดสันเข้าหรือออก จัดเป็นอีกหนึ่งประเภทแฟ้มใส่เอกสารที่สามารถใช้งานได้ง่ายโดยไม่ต้องเจาะรูเอกสาร อีกทั้งการเพิ่มหรือนำเอกสารออกก็สามารถทำได้ค่อนข้างสะดวก เหมาะกับการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ต้องการเจาะรู และมีปริมาณที่ไม่เยอะมาก ซึ่งต้องการจัดการแบบรวดเร็วเช่น รายงานการประชุมชั่วคราว เอกสารโครงการที่กำลังดำเนินการ หรือ เอกสารสรุปการประชุม โดยจะมีข้อดีของแฟ้มสันรูดที่ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสาร ถือว่าเป็นอุปกรณ์สำคัญที่อยู่กับสำนักงานออฟฟิศมาอย่างช้านาน ซึ่งสำหรับงานออฟฟิศที่มีความหลากหลายก็ยังส่งผลให้มีเอกสารที่ใช้ในงานหลากหลายประเภทตามไปด้วย ทำให้การเลือกใช้แฟ้มใส่เอกสารที่สอดคล้องกับลักษณะการใช้งานนั้นจะช่วยให้การทำงานของเรามีความเป็นระเบียบ พร้อมกับการนำมาใช้งานได้ง่าย สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น หลังจากนี้หากคุณมองไปเห็นกองเอกสารที่ต้องจัดเก็บแล้ว มั่นใจได้เลยว่าจะสามารถเก็บใส่แฟ้มใส่เอกสารที่เหมาะสมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมเลยทีเดียว

GNR หรือ บริษัท เจนเนอรัลคอมพิวเตอร์ จำกัด เราคืออีกหนึ่งผู้ให้บริการผลิตกระดาษต่อเนื่อง ซองจดหมาย และกล่องพัสดุ คุณภาพสูง มีสินค้าหลากหลายประเภทสำหรับการใช้งานในออฟฟิศและสำนักงานต่าง ๆ มั่นใจได้ถึงคุณภาพสินค้าทุกชิ้นจากเราด้วยประสบการณ์ในการบริการมายาวนานมากกว่า 35 ปี เรามีกำลังผลิตมากกว่า 7,200 ตันต่อปี ให้บริการลูกค้าทั้งภาครัฐและเอกชนมากกว่า 4,000 รายทั่วประเทศ นอกจากนี้เรายังมีทีมงานมืออาชีพและเทคโนโลยีเครื่องจักรที่ทันสมัย สามารถให้คำแนะนำกับผู้ที่สนใจได้อย่างตรงจุด เหมาะสมกับทุกความต้องการที่คุณกำลังมองหาอย่างแน่นอน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม สั่งซื้อสินค้า ติดต่อเรา ได้ที่
บริษัท เจนเนอรัลคอมพิวเตอร์ จำกัด

ที่อยู่ : เลขที่ 709 ถนนพระรามที่2 แขวงบางมด เขตจอมทอง กรุงเทพฯ 10150
Tel : 02-417-1717
Email : [email protected]
Line ID : @gnrcom
Facebook : General Computer Co., Ltd.