ในปัจจุบันสื่อสังคมออนไลน์ ระบบดิจิทัลเข้ามามีบทบาทอย่างมากในการทำธุรกิจ ทำให้สื่อสิ่งพิมพ์ทั้งนิตยสาร จดหมาย และ หนังสือพิมพ์เริ่มทยอยปิดตัวลง อย่างไรก็ตามของบางสิ่งบางอย่างที่ถึงแม้เวลาจะเปลี่ยนไปขนาดไหน ก็ยังคงมีความสำคัญ และ สามารถปรับตัวให้ทันตามยุคตามสมัยได้แม้ในยุคดิจิทัลที่ทุกอย่างสามารถส่งผ่านทางอีเมล หรือ แอปพลิเคชันออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว แต่ซองจดหมายยังคงมีความสำคัญอยู่ในหลายกรณี โดยเฉพาะในแง่การสื่อสารที่ต้องการความเป็นทางการ ความประทับใจ หรือ การสร้างความสัมพันธ์ที่มีความหมายยิ่งขึ้น ดังนั้นเราจะมาอธิบายถึงเหตุผลหลักๆ ที่ทำให้ซองจดหมายยังคงมีบทบาทในสังคมยุคปัจจุบันกัน

ทำไมหลายๆ คนยังนิยมใช้ซองจดหมายทั้งๆ ที่โลกได้เปลี่ยนไปสู่ยุคดิจิทัล

1. สร้างความเป็นทางการ และ ความน่าเชื่อถือ
   โดยหลักการของการส่งจดหมายในซองจดหมายนั้นจะเป็นการสร้างความเชื่อถือให้กับผู้ส่งที่เป็นทางการให้ความรู้สึกเป็นรูปธรรม และ น่าเชื่อถือมากกว่าการส่งข้อมูลทางดิจิทัล โดยในหลายกรณี เช่น เอกสารทางกฎหมาย ข้อตกลงธุรกิจ หรือ หนังสือรับรอง มักนิยมส่งผ่านซองจดหมายเพื่อแสดงความเป็นทางการมากกว่าการส่งไฟล์ดิจิทัลนั่นเอง
2. การสร้างความประทับใจ
   โดยซองจดหมายนั้นมีหลากหลายรูปแบบทั้งซองจดหมายที่สวยงาม และ ถูกออกแบบมาอย่างดี ซึ่งสามารถสร้างความประทับใจแก่ผู้รับได้เป็นอย่างดี ทำให้รู้สึกว่าเราให้ความสำคัญกับการสื่อสาร เช่น การส่งการ์ดเชิญงานแต่งงาน การ์ดขอบคุณ หรือ บัตรอวยพร ซึ่งหากใส่ในซองจดหมายที่สวยงามจะยิ่งสร้างความประทับใจให้กับผู้รับอีกด้วย
3. การเก็บรักษา และ จัดเก็บเอกสารสำคัญ
   การใช้ซองจดหมายยังคงมีประโยชน์ในเรื่องการเก็บรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ โดยเฉพาะเอกสารที่ต้องใช้ในระยะยาว หรือ มีความสำคัญ เช่น ใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ใบรับรอง หรือ เอกสารทางการศึกษาซึ่งหากจัดเก็บภายในซองจดหมายจะสามารถจัดการได้สะดวกมากขึ้นด้วย
4. การส่งของขวัญ หรือ ของที่ระลึก
   หากเป็นการใส่ของขวัญชิ้นเล็กๆ หรือ การ์ดในกรณีที่เราใช้ซองจดหมายจะมีความเป็นพิเศษมากขึ้น และ สามารถสร้างมูลค่าทางใจให้แก่ผู้รับได้ ซึ่งการส่งสิ่งของที่เป็นเอกลักษณ์ หรือ มีความหมายมักทำให้ผู้รับรู้สึกประทับใจอีกทั้งใส่ในซองจดหมายจะยิ่งทำให้ผู้รับรู้สึกว่าผู้ส่งได้ให้ความสำคัญต่อของขวัญนั่นเอง
5. มีความเป็นส่วนตัว และ ปลอดภัยมากขึ้น
   การส่งจดหมายแสดงให้ถึงการส่งเฉพาะบุคคลมากกว่าทางอีเมล ซึ่งมีความเสี่ยงเรื่องการถูกแฮ็ก หรือข้อมูลรั่วไหลมากกว่า โดยหากเป็นเอกสารที่มีความสำคัญ หรือ ข้อมูลส่วนตัว จึงมักจะยังนิยมส่งทางจดหมายเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลของแต่ละบุคคล
6. แสดงถึงความพิถีพิถันในการสื่อสาร
   ความคลาสสิกในการใช้ซองจดหมายบ่งบอกถึงการเลือกใช้ซองจดหมายแสดงให้เห็นถึงความพิถีพิถันในการสื่อสาร และ การให้ความสำคัญกับผู้รับ ทำให้การสื่อสารนั้นมีคุณค่าทางจิตใจ ความใส่ใจ และ เป็นที่น่าจดจำมากยิ่งขึ้น
7. การตลาด และ การสร้างแบรนด์
   สำหรับในธุรกิจบางแห่งนั้นยังคงใช้ซองจดหมายเพื่อทำการตลาด และ สร้างภาพลักษณ์ เช่น การส่งโปรโมชั่นแบบพิเศษ หรือ ข้อมูลผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ ให้กับลูกค้าผ่านจดหมายที่ออกแบบมาอย่างดี ซึ่งช่วยสร้างความสนใจ และ ทำให้ลูกค้ารู้สึกถึงความพิเศษซึ่งหากใช้เป็นสื่อระบบออนไลน์ทั้งหมดคงเป็นการยากในการดึงลูกค้าให้มาสนใจโปรโมชั่นทั้งหมด นักการตลาดต้องหมั่นศึกษา และ วิเคราะห์กลยุทธ์ทางการตลาดเพื่อให้ทราบ และ เข้าถึงลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น โดยการใช้สื่อสิ่งพิมพ์ และ สื่อออนไลน์ผสมผสานกันให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า

แม้ว่าสื่อดิจิทัลจะเข้ามามีบทบาทในการสื่อสารมากขึ้น แต่ซองจดหมายยังคงเป็นเครื่องมือที่มีความหมายและให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างในบางกรณี โดยเฉพาะเมื่อเราต้องการสร้างความประทับใจ และ ความทรงจำที่ยั่งยืน ซึ่งหากเราต้องการสร้างความผูกพันซึ่งกัน และ กันนั้นการใช้ซองจดหมายก็ยังเป็นคำตอบสำหรับหลายๆ คน ดังนั้นหากสนใจในการใช้ซองจดหมายนั้นเราขอแนะนำ บริษัท เจนเนอรัลคอมพิวเตอร์ จำกัด (GNR) ซึ่งเป็นผู้นำอันดับหนึ่งในการผลิตกระดาษต่อเนื่อง ซองจดหมาย และ กล่องพัสดุ ในประเทศไทย ด้วยประสบการณ์ยาวนานกว่า 35 ปี กำลังผลิตมากกว่า 5,000 ตันต่อปี พร้อมทีมงานมืออาชีพ และ เทคโนโลยีเครื่องจักรที่ทันสมัย เราภูมิใจให้บริการลูกค้าทั้งภาครัฐและเอกชนกว่า 4,000 รายทั่วประเทศ จึงมั่นใจในผลิตภัณฑ์ของเราได้อย่างเต็มที่

สอบถามข้อมูลสินค้าเพิ่มเติม สั่งซื้อสินค้า ติดต่อเรา
บริษัท เจนเนอรัลคอมพิวเตอร์ จำกัด (GNR)

ที่อยู่ : เลขที่ 709 ถนนพระรามที่2 แขวงบางมด เขตจอมทอง กรุงเทพฯ 10150
Tel : 02-417-1717
Email : [email protected]
Line ID : @gnrcom
Facebook : General Computer Co., Ltd.

The post ในยุคดิจิทัล ซองจดหมายยังคงมีความสำคัญอยู่หรือไม่ ? appeared first on General Computer.

ในยุคที่การทำงานในออฟฟิศกับเอกสารได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของกันและกัน ส่งผลให้การจัดการเอกสารให้เป็นระเบียบและสามารถเข้าถึงได้โดยง่ายนั้นกลายเป็นสิ่งสำคัญไม่ใช่น้อย แต่ปัญหาเหล่านี้ก็สามารถแก้ไขได้ด้วยอุปกรณ์ที่ชาวออฟฟิศหลายท่านมักจะคุ้นเคยกันดีอย่าง “แฟ้มใส่เอกสาร” ที่ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในออฟฟิศเลยก็ว่าได้ แต่รู้หรือไม่ว่าความจริงแล้วการเลือกใช้ประเภทแฟ้มใส่เอกสารที่เหมาะสมกับลักษณะงานของเรา จะสามารถเข้ามาช่วยให้การทำงานเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมากเลยทีเดียว

แฟ้มใส่เอกสารแบบห่วงแบ่งหมวดหมู่ด้วยความเป็นระเบียบ

แฟ้มห่วง (Ring Binder File) ถือได้ว่าเป็นแฟ้มที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมากในออฟฟิศหลากหลายแห่งเลยทีเดียว ด้วยลักษณะอันเป็นเอกลักษณ์ที่จะมีห่วงเหล็กติดตั้งอยู่ภายในสำหรับการยึดเอกสารที่มีการเจาะรูให้คงที่ ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเปิด – ปิดแฟ้มใส่เอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือแม้กระทั่งการเพิ่มหรือแยกเอกสารออกก็สามารถทำได้อย่างสะดวก จัดเป็นตัวเลือกที่เหมาะสำหรับลักษณะการที่ต้องการจัดเก็บอย่างเป็นหมวดหมู่อย่างเช่น รายงาน โครงการต่าง ๆ หรือเอกสารที่ต้องมีการแก้ไขหรือตรวจสอบอยู่เป็นประจำ โดยข้อดีของแฟ้มห่วง ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบก้านยกเอกสารเยอะแค่ไหนก็เก็บได้สบาย

แฟ้มก้านยก (Lever File) จะมีลักษณะเด่นด้วยระบบก้านยก ที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเปิด-ปิดแฟ้มได้อย่างง่ายดาย โดยเราสามารถเก็บเอกสารที่ใช้งานได้เป็นจำนวนมากอย่างเป็นระเบียบ อีกทั้งยังมีความแข็งแรงที่ค่อนข้างสูง จึงทำให้ใครหลายคนมักจะเลือกนำแฟ้มใส่เอกสารประเภทนี้ไปใช้กับเอกสารหลากหลายเช่น เอกสารการประชุม เอกสารทางธุรกิจ หรือเอกสารทางการเงินที่ต้องการจัดเก็บเป็นระยะยาว โดยข้อดีของแฟ้มก้านยกนั้นจะประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบคลิปหนีบใช้เก็บเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

แฟ้มคลิปหนีบ (Clip File) หรือแฟ้มใส่เอกสารที่มีคลิปที่จะช่วยยึดเอกสารให้อยู่กับที่โดยผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องเจาะรูแต่อย่างใด สามารถใช้งานได้ง่าย เหมาะกับเอกสารที่ต้องการเพิ่มหรือลบออกบ่อยครั้ง อย่างเอกสารที่ต้องใช้ในระยะสั้นเช่นรายงานประจำวัน บันทึกย่อย หรือการใช้งานที่ไม่ต้องการเจาะรูเพื่อจัดเก็บอย่างแผนการประชุม ข้อเสนอต่าง ๆ หรือเอกสารภายในทีมก็ได้เช่นเดียวกัน ซึ่งแฟ้มคลิปหนีบนี้จะมีข้อดีที่ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบพับสะดวกสบายยืดหยุ่นสูง

แฟ้มพับ (Flat File) จะมีเอกลักษณ์ที่ความบางของแฟ้มใส่เอกสาร ที่มากกว่าแฟ้มประเภทอื่น ๆ และสามารถพับเก็บได้โดยไม่จำเป็นต้องการพื้นที่จัดเก็บมาก มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง จึงเหมาะกับการใช้งานที่ต้องการความรวดเร็วเช่น บันทึกย่อสำคัญ แผนงานในโครงการ หรือเอกสารที่ต้องใช้สำหรับการประชุมนอกสถานที่ โดยแฟ้มพับนี้จะมีข้อดีที่ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบแขวนเพิ่มคุณภาพการใช้งานควบคู่กับลิ้นชัก

แฟ้มแขวน (Suspension File) ถือเป็นประเภทแฟ้มใส่เอกสารที่ถูกออกแบบมาให้เหมาะกับการใช้งานร่วมกับลิ้นชักหรือระบบรางแฟ้ม โดยมีวิธีการใช้งานผ่านขอเกี่ยวที่ช่วยให้สามารถแขวนในลิ้นชักได้เป็นอย่างดี ถือเป็นตัวเลือกที่ง่ายสำหรับการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากและต้องการเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สามารถเก็บไว้ได้นาน ทำให้เหมาะกับเอกสารที่ต้องการเก็บอย่างเป็นระเบียบเช่น เอกสารทางการเงิน หรือเอกสารสำคัญของแผนกต่าง ๆ โดยข้อดีของแฟ้มแขวนนั้นจะประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบซองป้องกันฝุ่นละอองและความชื้น

แฟ้มซอง (L File) จะมีลักษณะที่ค่อนข้างคล้ายกับซองจดหมายที่สามารถใส่เอกสารเข้าไปในช่องภายในได้ ซึ่งจะมีฝาปิดที่จะเข้ามาช่วยป้องกันเอกสารจากฝุ่นละอองและความชื้นต่าง ๆ เหมาะกับการนำไปใส่เอกสารที่มีความสำคัญและต้องการป้องกันเป็นพิเศษ เช่น สัญญาณทางกฎหมาย เอกสารสำคัญทางการเงิน หรือแม้แต่บัตรประจำตัวต่าง ๆ โดยข้อดีของแฟ้มใส่เอกสารแบบซองนั้นจะประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสารแบบสันรูดใช้งานง่ายไม่ต้องเจาะรูเอกสาร

แฟ้มสันรูด (Strip File) จะมีลักษณะเด่นตรงที่สามารถเก็บเอกสารที่ต้องการได้โดยการรูดสันเข้าหรือออก จัดเป็นอีกหนึ่งประเภทแฟ้มใส่เอกสารที่สามารถใช้งานได้ง่ายโดยไม่ต้องเจาะรูเอกสาร อีกทั้งการเพิ่มหรือนำเอกสารออกก็สามารถทำได้ค่อนข้างสะดวก เหมาะกับการจัดเก็บเอกสารที่ไม่ต้องการเจาะรู และมีปริมาณที่ไม่เยอะมาก ซึ่งต้องการจัดการแบบรวดเร็วเช่น รายงานการประชุมชั่วคราว เอกสารโครงการที่กำลังดำเนินการ หรือ เอกสารสรุปการประชุม โดยจะมีข้อดีของแฟ้มสันรูดที่ประกอบไปด้วย

แฟ้มใส่เอกสาร ถือว่าเป็นอุปกรณ์สำคัญที่อยู่กับสำนักงานออฟฟิศมาอย่างช้านาน ซึ่งสำหรับงานออฟฟิศที่มีความหลากหลายก็ยังส่งผลให้มีเอกสารที่ใช้ในงานหลากหลายประเภทตามไปด้วย ทำให้การเลือกใช้แฟ้มใส่เอกสารที่สอดคล้องกับลักษณะการใช้งานนั้นจะช่วยให้การทำงานของเรามีความเป็นระเบียบ พร้อมกับการนำมาใช้งานได้ง่าย สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น หลังจากนี้หากคุณมองไปเห็นกองเอกสารที่ต้องจัดเก็บแล้ว มั่นใจได้เลยว่าจะสามารถเก็บใส่แฟ้มใส่เอกสารที่เหมาะสมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมเลยทีเดียว

GNR หรือ บริษัท เจนเนอรัลคอมพิวเตอร์ จำกัด เราคืออีกหนึ่งผู้ให้บริการผลิตกระดาษต่อเนื่อง ซองจดหมาย และกล่องพัสดุ คุณภาพสูง มีสินค้าหลากหลายประเภทสำหรับการใช้งานในออฟฟิศและสำนักงานต่าง ๆ มั่นใจได้ถึงคุณภาพสินค้าทุกชิ้นจากเราด้วยประสบการณ์ในการบริการมายาวนานมากกว่า 35 ปี เรามีกำลังผลิตมากกว่า 7,200 ตันต่อปี ให้บริการลูกค้าทั้งภาครัฐและเอกชนมากกว่า 4,000 รายทั่วประเทศ นอกจากนี้เรายังมีทีมงานมืออาชีพและเทคโนโลยีเครื่องจักรที่ทันสมัย สามารถให้คำแนะนำกับผู้ที่สนใจได้อย่างตรงจุด เหมาะสมกับทุกความต้องการที่คุณกำลังมองหาอย่างแน่นอน

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม สั่งซื้อสินค้า ติดต่อเรา ได้ที่
บริษัท เจนเนอรัลคอมพิวเตอร์ จำกัด

ที่อยู่ : เลขที่ 709 ถนนพระรามที่2 แขวงบางมด เขตจอมทอง กรุงเทพฯ 10150
Tel : 02-417-1717
Email : [email protected]
Line ID : @gnrcom
Facebook : General Computer Co., Ltd.

The post แฟ้มใส่เอกสารในออฟฟิศ เลือกใช้แฟ้มให้ถูกประเภท appeared first on General Computer.