บทความ
ซองจดหมาย
ก.ย.
ซองจดหมาย หนึ่งในวัสดุสำนักงานที่มีความจำเป็นต่อการทำธุรกิจ เพราะสามารถใส่รายละเอียดต่าง ๆ ก่อนที่จะมีการส่งมอบ ซึ่งการปิดผนึกจะช่วยทำให้เอกสารภายในได้รับการปกปิดข้อมูล เพื่อไม่ให้มีการถูกเปิดเผย เป็นหนึ่งในวัสดุสำนักงานที่มีการใช้งานทั่วไป โดยปัจจุบันมีการผลิตออกมาจำหน่ายหลายขนาด แต่จะมีขนาดมาตรฐานที่ได้รับการยอมรับและนิยมใช้งานอยู่ไม่กี่ขนาด ถึงแม้ในตอนนี้เราจะพบว่าสามารถเลือกซื้อได้ทั่วไปในท้องตลาด แต่คุณรู้หรือไม่ว่า วัสดุสำนักงานประเภทนี้สามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กรของเราได้ ทำให้วันนี้ เราจะขอพาทุกท่านไปหาคำตอบรูปแบบลักษณะที่ควรใช้งาน รวมถึงข้อดีข้อเสียหากต้องการใช้ซองที่ผลิตเป็นพิเศษ รวมถึงขั้นตอนในการตัดสินใจก่อนการสั่งซื้อ
ซองจดหมาย คือ หนึ่งบรรจุภัณฑ์ที่ผลิตโดยใช้กระดาษ มีลักษณะเรียบแบน โดยจะมีแพทเทิร์นมาตรฐานที่ใช้ในการออกแบบ ซึ่งการคิดค้นครั้งแรกเกิดขึ้นเมื่อปีคริสตศักราช 1876 โดยนักคิดค้นชาวเยอรมัน และในเวลาต่อมา มีการผลิตขนาดที่ได้มาตรฐานเพื่อนำมาใช้ในรูปแบบเชิงพาณิชย์ ซึ่งมีการออกแบบให้บริเวณขอบมีแถบกาว สำหรับใช้ในการปิดผนึก โดยเริ่มแรกมีการเรียกสิ่งประดิษฐ์นี้สั้น ๆ ว่า “ซอง” จนปัจจุบันได้รับการยอมรับและนิยมใช้อย่างแพร่หลาย จนมีการสั่งผลิตเป็นพิเศษ เช่น ซองสำหรับใส่การ์ดแต่งงานการ์ดงานบวช การ์ดงานบวช การออกแบบสำหรับใส่เอกสารทางราชการ
ซองจดหมาย มีกี่รูปแบบเลือกใช้งานแบบไหนดี
ซองจดหมาย เป็นหนึ่งในวัสดุสำนักงานประเภทสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน ที่สามารถผลิตเป็นพิเศษ เพราะมีผลโดยตรงต่อภาพลักษณ์ขององค์กร ช่วยให้ผู้พบเห็นเกิดภาพจดจำและรู้สึกประทับใจ กับความพรีเมี่ยมที่ใส่ใจในรายละเอียดในการออกแบบให้สวยงาม เพราะซองเปรียบเสมือนสื่อประชาสัมพันธ์ขนาดเล็ก ที่สามารถเดินทางไปได้ทุกที่ การออกแบบให้ดีย่อมสร้างความประทับใจต่อผู้พบเห็น โดยครั้งที่แล้วเราได้พาไปพบกับความหมายข้อดีในการสั่งผลิต ขั้นตอนในการตัดสินใจสั่งซื้อ และในครั้งนี้ เราจะพาทุกท่านไปพบกับรูปแบบซองว่ามีกี่แบบและเราควรจะเลือกใช้งานแบบไหนดี เพื่อให้คุณเข้าใจถึงองค์ประกอบโดยรวมของซองให้มากขึ้น เพราะมีผลต่อการตัดสินใจผลิตให้เหมาะกับการใช้งาน
ประเภทของซองจดหมายที่นิยมใช้ในภาคธุรกิจ
ซองจดหมายที่จำเป็นต้องใช้ในรูปแบบทางการ ควรจะเลือกใช้รูปแบบที่มีการออกแบบเป็นพิเศษ โดยเราได้ยกตัวอย่างรายละเอียดในบทความที่ผ่านมาไปแล้ว และในครั้งนี้ เราจะพาทุกท่านมาทำความรู้จักประเภทของซองให้มากขึ้น โดยเฉพาะการใช้งานในภาคธุรกิจ รวมถึงท่านที่กำลังจะสั่งผลิตเป็นพิเศษว่าแต่ละประเภทจะมีแบบไหนบ้าง โดยมีรายละเอียดดังนี้
- ซองจดหมายแบบฝาแหลม จะเป็นซองลักษณะที่ปลายจะเป็นทรงสามเหลี่ยม ซึ่งถือเป็นลักษณะมาตรฐานที่ง่ายต่อการปิดผนึก
- ซองจดหมายแบบกระเป๋า สำหรับซองลักษณะนี้ บริเวณติดผนึกจะมีขนาดเท่ากันเป็นทางยาว
- ซองจดหมายแบบหน้าต่าง ถือเป็นหนึ่งในซองที่ได้รับความนิยมอย่างมากในภาคธุรกิจ เพราะสามารถพับเอกสารและเห็นชื่อที่อยู่ของผู้รับได้ทันที โดยที่ไม่ต้องพิมพ์เอกสารจ่าหน้าซอง
- ซองจดหมายแบบตอบรับ เป็นลักษณะซองที่ส่งถึงผู้รับ โดยที่ผู้รับสามารถตอบกลับโดยผู้ส่งโดยไม่ต้องติดแสตมป์ เพราะทางผู้ส่งเป็นผู้ชำระค่าใช้จ่ายในส่วนนี้
- ซองจดหมายแบบแอร์เมล เป็นลักษณะซองที่เน้นการจัดส่งระหว่างประเทศ
- ซองเอกสารสีน้ำตาล จะมีหลายขนาดให้เลือก โดยพื้นของซองจะเป็นสีน้ำตาล นอกจากนี้ยังสามารถผลิตในลักษณะแบบปะกลาง แบบขยายข้างฝาแหลม หรือขยายข้างฝาตรง โดยขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน
นอกจากประเภทที่เรายกตัวอย่างในครั้งนี้ ซึ่งเป็นการรวบรวมประเภทที่นิยมใช้งานในภาคธุรกิจ โดยการสั่งผลิตยังสามารถกำหนดขนาดมาตรฐานได้ตามต้องการ ยกตัวอย่าง เช่น ขนาดNo. 9 (4.25 นิ้ว x 9 นิ้ว) ขนาดNo. 29 (5.25 นิ้ว x 7.25 นิ้ว) และยังสามารถสั่งความหนาของกระดาษที่ต้องการใช้ เช่น ขนาดกระดาษปอนด์ขาว 100 แกรม กระดาษอาร์ตหรือกระดาษแฟนตาซีที่มีการใช้เนื้อกระดาษพิเศษในการผลิต
การสั่งผลิตซอง นอกจากรูปแบบขนาดมาตรฐาน เรายังสามารถกำหนดตัวอักษรพิเศษเพื่อให้ซองที่เราสั่งผลิตมีลูกเล่นมากขึ้น และยังสร้างความพรี่เมี่ยมดูสวยงาม ยกตัวอย่างเช่น การสั่งปั๊มทองเพื่อให้เกิดความสวยงามดูราคาแพง
ข้อดีของการสั่งพิมพ์ซองจดหมายที่คุณอาจจะยังไม่ทราบ
ปัจจุบันการเลือกใช้ ซองจดหมาย เป็นเสมือนหนึ่งวัสดุสำนักงานที่มีความจำเป็นต่อการทำธุรกิจ รวมถึงการติดต่อประสานงานที่ต้องใช้เอกสาร ที่เป็นลักษณะแผ่นกระดาษในการติดต่อหรือการออกเอกสารสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดของซองเงินเดือน ซองงานบวช ซองใบเสร็จรับเงิน ซองใบขนของ โดยส่วนใหญ่แล้วมักจะมีการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้เข้าไปในซองเพื่อปิดผนึก เพราะต้องการปกปิดข้อมูลเอกสารภายใน ดังนั้นซองจึงมีส่วนสำคัญ ซึ่งในบทความที่แล้ว เราได้พาทุกท่านไปพบกับความหมายของซองและความเป็นมา รวมถึงความสำคัญในการใช้งาน สำหรับในครั้งนี้ เราจะพาทุกท่านไปทำความเข้าใจในบริบทสำคัญของการใช้งานซองจดหมายที่มีลักษณะในการสั่งพิมพ์เป็นพิเศษ เพราะลักษณะการสั่งผลิตมีข้อดีซ่อนอยู่ โดยที่หลายท่านอาจจะยังไม่ทราบ
5 ข้อดีเมื่อสั่งพิมพ์ซองจดหมายโดยโรงงานผู้เชี่ยวชาญ
ถึงแม้เราจะทราบดีว่า การเลือกซื้อวัสดุสำนักงานในรูปแบบนี้ จะสามารถเลือกซื้อได้ทั่วไป เป็นสินค้าที่สามารถหาได้ง่ายในท้องตลาด แต่ถ้าในมุมมองการสั่งผลิต จะสามารถทำให้คุณเพิ่มมูลค่าและสามารถสื่อสารให้บุคคลภายนอกรู้จักองค์กรของเราได้ดีขึ้น ดังนั้นเรามาพบกับข้อดี 5 ข้อ ในการสั่งพิมพ์ซองจดหมาย ซึ่งสรุปรายละเอียดสำคัญได้ดังต่อไปนี้
- สามารถใส่สีและโลโก้ เพื่อให้มีความสวยงามเด่นชัด ซึ่งจุดนี้เองจะทำให้ผู้ที่พบเห็นสามารถจดจำโลโก้บริษัท รวมถึงชื่อที่อยู่เบอร์โทรศัพท์ที่มีการลงรายละเอียดอยู่บริเวณซอง
- ช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับผู้พบเห็น เพราะการออกแบบซองที่มีความสวยงาม ดูโดดเด่นย่อมทำให้ผู้รับและผู้ที่พบเห็น เกิดภาพจดจำในรายละเอียดที่อยู่บนซอง
- ช่วยประหยัดเวลาให้กับผู้ใช้งานในองค์กร เนื่องจากการผลิตซอง เราสามารถออกแบบให้เป็นไปตามรูปแบบการใช้งานได้ ยกตัวอย่างเช่น การทำซองที่มีลักษณะใสบริเวณที่อยู่ (ซองหน้าต่าง) ซึ่งเราสามารถพับเอกสารและโชว์ที่อยู่ในซองได้เลย โดยที่ไม่ต้องเขียนจ่าหน้าซองให้ยุ่งยาก
- สามารถใช้ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ ในการบันทึกทางด้านภาษีของบริษัท เนื่องจากการสั่งผลิตจากโรงงานที่สามารถออกใบกำกับภาษีให้กับเราได้ จะช่วยทำให้บริษัทของเรานำค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไปใช้บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัท โดยจัดอยู่ในหมวดหมู่วัสดุสำนักงานในรูปแบบสินทรัพย์หมุนเวียนแบบใช้แล้วหมดไป
- การสั่งผลิตทำให้เราทราบถึงต้นทุนการดำเนินงาน ทำให้เราทราบถึงงบประมาณที่ต้องใช้ในการสั่งผลิต ดังนั้นการควบคุมรายจ่ายในส่วนนี้ จึงสามารถทำได้ เนื่องจากถ้าเราสั่งเยอะ อาจต่อรองกับทางโรงงานให้มีส่วนพิเศษ และถ้าเราสั่งเป็นประจำ มีเครดิตที่ดี เราก็สามารถติดต่อกับทางโรงงานเพื่อขอการชำระเงินในลักษณะเครดิต ช่วยทำให้บริษัทมีเงินสด มีสภาพคล่องในการทำธุรกิจเพราะไม่ต้องชำระเงินก่อน
จากข้อมูลที่เราได้รวบรวมมานี้ จะเห็นได้ว่าการสั่งผลิตเป็นพิเศษ มีส่วนส่งเสริมให้ธุรกิจของเราดำเนินงานได้อย่างราบรื่น และเป็นอีกหนึ่งสื่อประชาสัมพันธ์ที่เราสามารถใส่รายละเอียดของบริษัทลงไปในซองจดหมาย ดังนั้นถ้าใครกำลังตัดสินใจว่าจะซื้อแบบสำเร็จรูปหรือจะเลือกสั่งผลิต แบบไหนจะดีกว่ากัน คุณสามารถนำข้อมูลที่เรารวบรวมมาในครั้งนี้ เป็นข้อมูลในการตัดสินใจ เพื่อให้การเลือกซื้อเกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร
5 ขั้นตอนในการตัดสินใจสั่งซื้อซองจดหมายสำหรับภาคธุรกิจ
สำหรับธุรกิจในส่วนของเอกสาร มีความสำคัญต่อการติดต่อประสานงาน เพราะเอกสารเป็นตัวบ่งบอกและยืนยันการทำธุรกรรมต่าง ๆ ยกตัวอย่างเช่น ใบส่งของใช้ในการยืนยันการส่งและรับมอบสินค้า ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารสำหรับยืนยันการชำระสินค้า จะเห็นได้ว่าเอกสารมีส่วนในการทำธุรกิจ แต่สิ่งที่เอกสารทุกอย่างจะต้องใช้ควบคู่กันนั่นก็คือ ซองจดหมาย ซึ่งเป็นวัสดุสำนักงานในลักษณะเรียบแบน ผลิตด้วยกระดาษ โดยวัสดุนี้จะใช้ในการปิดผนึกเอกสาร ให้มีความเรียบร้อยสวยงามและมีความปลอดภัย
ขั้นตอนในการตัดสินใจก่อนสั่งผลิตซองจดหมาย
- เลือกบริษัทที่ใช้เครื่องจักรที่มีความทันสมัยในการผลิต เพราะตัวเครื่องจักรมีบทบาทสำคัญในการทำความเร็วในการผลิต รวมถึงความคมชัดในการจัดพิมพ์รายละเอียดลงบนวัตถุ ถ้าบริษัทไหนใช้เครื่องจักรที่มีความทันสมัย ยังสามารถบ่งบอกได้ถึงความชำนาญในการผลิต แน่นอนว่าย่อมส่งผลโดยตรงต่อการผลิตของเรา เพราะจะได้สินค้าที่มีคุณภาพและความชำนาญจะทำให้เกิดการเชี่ยวชาญในการผลิตสินค้า ปัญหาที่เกิดหลังรับมอบสินค้าก็จะพบปัญหาได้น้อย
- ตรวจสอบและเปรียบเทียบราคาจากโรงงานต่าง ๆ ให้ได้เยอะที่สุด เพื่อให้การสั่งผลิตของเราเกิดความคุ้มค่า เพราะตัวเลือกที่เยอะ จะช่วยทำให้เรามีตัวเปรียบเทียบก่อนตัดสินใจเลือกสิ่งที่ดีที่สุดให้กับบริษัท
- สอบถามดีไซน์ ว่ามีค่าใช้จ่ายในส่วนนี้หรือไม่ เพราะบางโรงงานมีการออกแบบให้ฟรี โดยที่ไม่เก็บค่าใช้จ่าย เพียงแค่สั่งขั้นต่ำถึงตามยอดที่โรงงานกำหนดไว้ ซึ่งถ้าเราใช้เยอะอยู่แล้วจะทำให้เราประหยัดค่า Design ลงได้
- ตรวจเช็คการส่งมอบว่าทางโรงงานบริการส่งสินค้าถึงที่หรือไม่ เพราะปัจจุบันบริการในส่วนนี้ เป็นเสมือนหนึ่งในการลดต้นทุนให้กับบริษัทของเรา เพราะเราไม่ต้องออกไปรับสินค้าเอง ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย และถ้าเราสามารถสั่งถึงเป้าที่ทางโรงงานกำหนด บางโรงงานมีบริการส่งสินค้าให้ฟรี หรือถ้าอยู่ในพื้นที่ใกล้กับบริษัทของเรา ก็อาจได้รับเงื่อนไขการจัดส่งฟรี เช่นเดียวกัน
- ตรวจเช็ครายละเอียดของทางโรงงานว่าสามารถออกใบกำกับภาษีให้กับบริษัทของเราได้หรือไม่เพราะโรงงานที่สามารถออกใบกำกับภาษีได้ จะช่วยทำให้เรานำค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ ไปบันทึกลงบัญชี ซึ่งถือเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจ มีผลต่อการคำนวณภาษีของบริษัทเพราะถือว่าเป็นต้นทุน
สำหรับ 5 ขั้นตอนที่เราได้นำมาสรุปสาระสำคัญ ช่วยให้ทุกท่านตัดสินใจทันทีเพราะการสั่งผลิตซอง จะเห็นได้ว่า ถ้าเราเลือกโรงงานที่ได้มาตรฐานและมีความเป็นมืออาชีพ ย่อมทำให้สินค้าที่เราจะได้รับมีคุณภาพ มีความสวยงาม และยังถูกต้องตามมาตรฐาน หวังว่าข้อมูลที่เราสรุปในครั้งนี้ จะช่วยให้คุณตัดสินใจเลือกได้ง่ายขึ้น เพราะแต่ละโรงงานก็มีจุดเด่นที่แตกต่างกันออกไป โดยที่ผู้บริโภคสามารถเลือกได้ด้วยตัวเอง ว่าจะเลือกใช้บริการกับที่ไหน เพราะงบในการจัดซื้อควรจะสั่งซื้อให้คุ้มค่ามากที่สุด
ซองจดหมาย ที่ส่งผลดีต่อภาพลักษณ์องค์กร มีลักษณะอย่างไร
ถ้าหากเราเดินเลือกซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้าทั่วไป โดยเฉพาะในแผนกเครื่องเขียน เราจะค้นพบว่ามีการผลิตซองปิดผนึกให้เลือกอยู่จำนวนมาก เป็นสินค้าที่หาได้ง่าย แต่ถ้าคุณเป็นหน่วยงานหรือบริษัทที่ต้องการสร้างภาพลักษณ์ที่ดี และต้องการเป็นที่จดจำของลูกค้า แนะนำให้คุณเลือกสั่งผลิตซองจดหมายที่มีความเฉพาะ สามารถบ่งบอกตัวตนของบริษัท เพราะบริเวณซองเราสามารถใส่รายละเอียดของบริษัทและออกแบบให้ดูสวยงาม
สำหรับหลักการดีไซน์ผลิตภัณฑ์ เคยมีผู้เชี่ยวชาญกล่าวไว้ว่า รูปแบบภายนอกที่ลูกค้าเห็นจะช่วยสร้างภาพจดจำและนำไปสู่การติดต่อกลับ ถ้าหากเรามีการใส่ข้อมูลอยู่ในบรรจุภัณฑ์ อย่างน้อยจะช่วยในการเผยแพร่ข้อมูลไปยังบุคคลที่ 3 ดังนั้นการผลิตซองเสมือนเป็นหนึ่งพื้นที่ของการประชาสัมพันธ์ สามารถใส่ละเอียดของบริษัทได้ ซึ่งประโยชน์ของการใช้ซองที่มีความเฉพาะตัว คือ
- มีความสวยงาม ดูเรียบร้อย
- สามารถออกแบบให้ดูโดดเด่นสะดุดตา
- บุคคลที่ 3 ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการติดต่อกับทางบริษัท มีโอกาสเห็นข้อมูลชื่อที่อยู่บริษัทและเบอร์ติดต่อ โดยที่เราสามารถอาศัยพื้นที่ประชาสัมพันธ์บนซองจดหมาย
- ทำให้ผู้รับรู้สึกถึงความพรีเมี่ยม
- ช่วยให้ง่ายในการหาข้อมูลเพราะมีรายละเอียดชื่อที่อยู่ของบริษัทบนซอง ในกรณีที่หาเอกสารหรือหาช่องทางการติดต่อไม่เจอ
สำหรับข้อมูลที่เราสรุปมาในครั้งนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งเท่านั้นที่สามารถทำให้คุณเข้าใจถึงการทำงานของสื่อประชาสัมพันธ์แบบเคลื่อนที่ เพราะการสั่งผลิตสามารถสร้างความพรีเมี่ยมและรู้สึกดีให้กับผู้รับ นอกจากนี้ยังช่วยให้มุมมองภาพลักษณ์ขององค์กรดูดีขึ้น เพราะมีการเลือกใช้วัสดุที่มีคุณภาพ มีความสวยงามและออกแบบเป็นพิเศษ เพื่อต้องการให้ผู้รับรู้สึกประทับใจ และสามารถใส่ข้อมูลข่าวสารเพิ่มเติมเมื่อมีการพิมพ์รายละเอียดอยู่บนซอง เพราะนอกจากชื่อที่อยู่ที่เราจะพิมพ์แล้ว เรายังสามารถพิมพ์สโลแกนของบริษัท หรือแม้แต่คำจำกัดความสั้นๆ ที่สามารถบ่งบอกบริบทการให้บริการโดยรวมของบริษัทได้
